東京朝倉同窓会（以下、「本会」）は、本会会則に基づき本会の事業を行うにあたり、会員のプライバシーの重要性を認識し、その保護を最大限尊重しております。本会は、個人情報に関する法令を遵守すると共に、以下のとおり会員の個人情報を適正に収集（取得）・利用し、情報提供者への安全確保、保管・管理に十分な配慮および適切な処置を講じて取り扱うことに努めてまいります。
個人情報の定義
本会において、個人情報とは次に該当する情報であると規定しています。
- 個人情報の保護に関する法律に規定される生存する個人に関する情報（氏名、生年月日、その他の特定の個人を識別することができる情報）
- 特定の個人と結びついて使用されるメールアドレスなどの情報
- 個人情報と一体となった趣味、家族構成、年齢その他の個人に関する属性情報
個人情報の収集（取得）と利用について
本会が取り扱う個人情報の収集（取得）・利用について以下のことを遵守いたします。
- 個人情報の収集（取得）は、本会の正当な業務の範囲内で、利用目的を明確に定め、適正かつ公正な手段によって行います。
- 個人情報の利用は、本人に同意を得た利用目的の範囲内で行います。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用する場合は、あらかじめ本人の同意を得て行います。
- 個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内で、正確かつ最新の状態で管理いたします。
本会は、会員相互の親睦を図り、母校の発展に寄与することを目的とした事業（会則第１条）を主たる業務としております。
本会の各業務における個人情報の収集（取得）・利用の詳細は以下の通りです。
- 本会を運営するための会員管理のため。
- 本会によるイベント等のご案内、サービスの提供、アンケート調査・質問への回答依頼等を行うため。
個人情報の提供について
本会では、個人情報の第三者への提供は原則として行いません。
提供する必要がある場合も、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。
ただし、下記に該当する場合はこの限りではありません。
- 法令に基づく場合
- 人命／身体または財産などの保護のために必要がある場合、本人の同意を得ることが困難である場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要があり、なおかつ本人の同意を得ることが困難である場合
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して、本会が協力する必要がある場合に、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- あらかじめ次の事項を告知あるいは公表している場合
1．利用目的に第三者への提供を含むこと
2．第三者に提供される情報の項目
3．第三者への提供手段または方法
4．本人の求めに応じて個人情報の第三者への提供を停止すること
なお、下記の場合において当該個人情報の提供を受ける者は、第三者には該当しません。
- 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取り扱いの全部または一部を委託する場合
- 合併その他の事由による事業の承継に伴って、個人情報が提供される場合
- 個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合に、次の事項をあらかじめ本人に通知、あるいは本人が容易に知り得る状態に置いている場合
1．特定の者との間で個人情報を共同利用すること
2．共同利用される個人情報の項目
3．共同利用する者の範囲
4．共同利用する者の利用目的
5．共同利用する者の当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名または名称
個人情報の安全対策ならびに是正について
本会は、個人情報の漏えい・滅失または毀損を防止し是正するために、組織的・人的・物理的及び技術的な安全管理措置を講じます。
本会では、本会の業務で取得した個人情報を安全に管理・運営するため、以下のことを行っております。
- 個人情報への外部からの不正アクセス、滅失、毀損、破壊、改ざん、漏洩、社外への不正な流出等、危険防止に対する合理的かつ適切な安全対策を実施します。
- この安全対策については定期的に見直し改善を図ります。
- 個人情報保護管理者を設置し、個人情報の適切な管理および個人情報取扱者の教育・監督に努めます。
- 業務受託にて委託元よりお預かりした個人情報は、受託した業務を遂行するためにのみ利用し適切な管理を行います。
- 個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合は、委託先における個人情報の安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を行います。
本会の保有個人情報
本会が保有する個人情報（以下「保有個人情報」）は以下の通りです。
- 本会会員の個人情報
- 本会主催・共催のイベント参加者の個人情報
本会の保有個人情報は、下記に示すそれぞれの目的の範囲内で利用します。
- 本会を運営するための会員管理のため。
- 本会によるイベント等のご案内、サービスの提供、アンケート調査・質問への回答依頼等を行うため。
個人情報の「開示」等の請求について
本会の開示等の求めの対象（以下、「開示対象個人情報」）となる項目は、以下の通りです。
アクセスログなどの個人情報以外の情報については、原則として開示いたしません。
- 氏名、住所等、調査目的に応じた質問項目に対する回答
- ご本人自身にてご登録いただいた個人情報（人材採用への応募を含む）
本会の開示対象個人情報については、開示対象個人情報のご本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正等（内容の訂正、追加または削除）、利用停止等（利用の停止、消去および第三者への提供の停止）の求めに遅延なく対応いたします。
ただし、開示等を行うことによりにより下記のいずれかに該当する場合はこの限りではありません。
開示等に応じられない場合は、その旨を理由を付記して通知いたします。
- ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 本会の業務の適正な実施に、著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 本会に登録されている住所が一致しない等、ご本人が確認できない場合
- 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
- 所定の申請書類に不備がある場合
- 開示の求めの対象が開示対象個人情報に該当しない場合
- 違法または不当な行為を助長する、あるいは誘発するおそれがある場合
- 国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがある場合
- 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれがある場合
- 他の法令に違反する場合
個人情報保護に関する法令およびその他の規範の遵守について
本会における個人情報の取り扱いは、個人情報の取扱いに関する法令や国が定める指針、その他の規範を遵守いたします。
お問い合わせ・苦情および相談への対応について
本会の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・苦情については、本会のお問い合わせ窓口へご連絡ください。
東京朝倉同窓会 事務局
令和元年（2019年）５月11日 制定
東京朝倉同窓会 会長 三喜 俊典